Ein Managementinformationssystem (MIS) ist ein Computer System aus Hardware und Software, das als Grundlage für den Betrieb einer Organisation dient. Ein MIS sammelt Daten aus verschiedenen Online-Systemen, um die Entscheidungsfindung des Managements zu unterstützen, analysiert die Informationen und meldet Daten.

In einer Organisation wird es zur Informationskoordination, -steuerung, -analyse und -visualisierung eingesetzt. Menschen, Verfahren und Technologie sind alle an der Untersuchung von Managementinformationssystemen in einem organisatorischen Umfeld beteiligt. Es stellt Unternehmen und Organisationen Technologie zur Verfügung, die die Kommunikation und den Informationsfluss erleichtert, bei der Problemlösung hilft und einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Rolle von MIS

Ein Managementinformationssystem (MIS) ist eine computergestützte Finanzdatendatenbank, die eingerichtet und entwickelt wurde, um regelmäßige Betriebsberichte für alle Managementebenen eines Unternehmens zu erstellen. Darüber hinaus können spezifische Berichte in der Regel problemlos vom System abgerufen werden. Das Hauptziel des MIS besteht darin, den Führungskräften Feedback zu ihrer Leistung zu geben, damit das obere Management das gesamte Unternehmen im Blick behalten kann. Das MIS vergleicht häufig „tatsächliche“ Daten mit „geplanten“ Ergebnissen und Ergebnissen aus dem Vorjahr, um den Fortschritt bei der Zielerreichung zu messen.

Daten aus Unternehmensabteilungen und -funktionen werden an das MIS gesendet. Einige Informationen werden automatisch über mit Computern verbundene Kassen erfasst, während andere Informationen in regelmäßigen Abständen manuell eingegeben werden. Andere Berichte werden mithilfe integrierter Abfragesprachen erfasst, während Routineberichte vorprogrammiert sind und regelmäßig oder bei Bedarf ausgeführt werden. Manager nutzen im System integrierte Anzeigefunktionen, um den Fortschritt an Desktop-PCs zu überprüfen, die über Netzwerke mit dem MIS verbunden sind. Die Wertentwicklung der Aktien des Unternehmens wird außerdem von mehreren hochentwickelten Systemen verfolgt und angezeigt.

Entwicklung von MIS

Es ist sinnvoll, die Geschichte von Managementinformationssystemen in vier oder fünf Perioden zu unterteilen, um ihre Entwicklung zu verstehen.

Mitte der 1960er bis Mitte der 1970er Jahre:

Informationssysteme waren in den Anfangsjahren des computerisierten MIS zentralisiert und konzentrierten sich nur auf Management- und Governance-Anforderungen. Die Buchhaltungsabteilungen waren für die meisten Informationssysteme und deren Berichte verantwortlich.

Mitte der 1970er bis Mitte der 1980er Jahre:

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Obwohl sich MIS immer noch hauptsächlich auf Management und Aufsicht konzentrierte, begannen weitere Abteilungen, die Vorteile der Technologie zu nutzen. Form und Umfang zusätzlicher Lenkungsgruppen für Informationssysteme und benutzergeführter Initiativen sind häufig etablierte Projekte.

Mitte der 1980er bis Ende der 1990er Jahre:

In dieser Zeit kam es zum Wachstum zentralisierter Informationssysteme und zur Dezentralisierung von Informationen. Jede Abteilung verfügt über ein eigenes Computernetzwerk. Informationsmanagement wurde häufig als „Hütenjagd“ bezeichnet. In dieser Zeit entstand in vielen Unternehmen eine neue Aufgabe, die sich um die Anschaffung und den Betrieb verschiedener Informationssysteme kümmert.

Ende der 1990er Jahre bis heute:

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Informationssysteme sind auch in der modernen Zeit noch eng mit Governance und Management verbunden, sie sind jedoch weit verstreut und für fast jeden Mitarbeiter über mehrere Plattformen hinweg zugänglich. Damit ein Kundenunternehmen problemlos auf Lieferanteninformationen zugreifen kann und seine Verbraucher wiederum auf diese Informationen zugreifen können, sind viele Informationssysteme zwischen verschiedenen Unternehmen integriert.

Heute vorwärts:

Das schnelle Wachstum der Internetbandbreite hat zu einer erheblichen Abhängigkeit vom Cloud Computing geführt. Einige behaupten, dass dies eine neue Ära im Aufstieg des Arbeitnehmers einläutet und dass dies die Ära der Managementinformationssysteme sei. Heutzutage kann fast jeder Mitarbeiter fundierte Urteile fällen, da die Tools auf mehreren Plattformen leicht zugänglich sind. Die Unterscheidung zwischen denjenigen, die MIS-Informationen erstellen, und denen, die sie nutzen, wird immer unklarer.

Säulen von MIS

Management, Information und System bilden die drei Säulen von MIS. Diese werden weiter unten beschrieben.

Management:Die Kunst, Ziele durch und in Zusammenarbeit mit Mitgliedern formal etablierter Gruppen zu erreichen. Zu den Führungsaufgaben zählen:
• Planung
• Organisieren
• Personalbesetzung
• Regie führen
• Kontrollieren
Information:Daten mit einem Kontext und einer Bedeutung, wobei es sich bei den Daten um unverarbeitete Informationen über eine Entität handelt (die Entität ist das interessierende Objekt).System:Eine Gruppe miteinander verbundener Elemente mit einer klaren Grenze, die zusammenarbeiten, um ein einziges Ziel zu erreichen.

Komponenten von MIS

Ein Managementinformationssystem besteht aus fünf Komponenten: Personen, Geschäftsprozesse, Daten, Hardware und Software. Um Unternehmensziele zu erreichen, müssen alle diese Komponenten zusammenarbeiten.

Menschen:Dies sind die Systembenutzer, die es nutzen, um den Überblick über die täglichen Geschäftstransaktionen zu behalten. Bei den Benutzern handelt es sich in der Regel um ausgebildete Fachkräfte, beispielsweise Personalmanager und Buchhalter.Geschäftsabläufe:Hierbei handelt es sich um allgemein anerkannte Best Practices, die Benutzern und allen anderen Komponenten Anweisungen zum effektiven Betrieb geben. Benutzer, Berater und andere Personen erstellen Geschäftsabläufe.Daten:Die täglichen Geschäftstransaktionen, die dokumentiert wurden. Für Banken werden Daten über Transaktionen wie Ein- und Auszahlungen gesammelt.Hardware:Computers, Drucker , Netzwerkgeräte und andere Gegenstände bilden die Hardware. Die Hardware bietet die Möglichkeit, Daten zu verarbeiten. Darüber hinaus stehen Netzwerk- und Druckfunktionen zur Verfügung.Software:Dabei handelt es sich um Anwendungen, die für ihre Funktion Hardware nutzen. Systemsoftware und Anwendungssoftware sind die beiden Hauptbereiche der Software. Das Betriebssystem wird als Systemsoftware bezeichnet. Anwendungssoftware beschreibt spezialisierte Software, die zur Durchführung von Geschäftsvorgängen verwendet wird.

Ziel von MIS

Die Hauptziele eines MIS bestehen darin, Führungskräfte bei Entscheidungen zu unterstützen, die die Unternehmensstrategie vorantreiben, und die Organisationsstruktur und Dynamik des Unternehmens umzusetzen, um die Organisation effektiver zu verwalten und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Einige MIS-Ziele sind wie folgt:

Datenerfassung:Daten werden von MIS aus verschiedenen internen und externen Quellen der Organisation gesammelt. Die Datenerfassung kann manuell oder über Computerterminals erfolgen.Datenverarbeitung:Die erfassten Daten werden zur Erstellung der notwendigen Informationen verarbeitet. Die Datenverarbeitung umfasst Aufgaben wie Berechnen, Sortieren, Kategorisieren und Zusammenfassen.Speicherung von Informationen:Die verarbeiteten oder unverarbeiteten Daten werden im MIS zur weiteren Verwendung vorgehalten. Alle Informationen, die nicht sofort benötigt werden, werden als Datensatz aufbewahrt, damit die Organisation sie später verwenden kann.Informationsabruf:Bei Bedarf ruft das Management-Informationssystem Daten aus seinen Datenbanken für verschiedene Benutzer ab.Verbreitung von Informationen:Die Benutzer der Organisation erhalten Informationen, ein fertiges Produkt des Managementinformationssystems. Sie erfolgt regelmäßig oder online über ein Computerterminal.

Eigenschaften von MIS

Systemansatz:MIS folgt dem Systemansatz, der ein schrittweises Vorgehen zur Untersuchung der Funktionsweise eines Systems im Kontext des Ziels, für das es erstellt wurde, bezeichnet. Dazu ist ein umfassender Überblick über die Funktionsweise organisatorischer Subsysteme erforderlich.Managementorientiert:Der verwaltungsorientierte Charakter von MIS legt nahe, dass eine Top-Down-Entwurfsmethodik für MIS verwendet werden muss. Gemäß einem Top-Down-Ansatz werden Managementanforderungen und Geschäftsziele zu Beginn der Systementwicklung festgelegt. MIS empfiehlt ein Management, das dynamisch mit der Systementwicklung zusammenarbeitet, um die Vollständigkeit der Managemententscheidungen zu erreichen.Je nach Bedarf:Das MIS sollte auf der Grundlage der Daten entworfen und entwickelt werden, die Manager benötigen. Strategische Planung, Managementkontrolle und Betriebskontrolle sind drei separate Ebenen, auf denen die notwendigen Design- und Entwicklungsinformationen gefunden werden. Dementsprechend sollte MIS die besonderen Anforderungen von Managern auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie einer Organisation berücksichtigen.Zukunftsorientiert:MIS sollte zukunftsorientiert konzipiert und entwickelt werden, sodass es nicht nur auf die Bereitstellung historischer Daten beschränkt ist.Integriert:Ein vollständiges MIS kombiniert alle seine Unterkomponenten, um die relevanten Daten für eine kluge Entscheidung zu liefern. Ein wesentliches Element von MIS ist ein integriertes System, das Daten aus mehreren Betriebsbereichen zusammenführt.Gemeinsame Datenflüsse:Diese Idee untermauert mehrere grundlegende Perspektiven der Systemanalyse, darunter die Reduzierung von Duplikaten, die Zusammenführung verwandter Aufgaben und die Optimierung von Prozessen. Die Erhöhung des gemeinsamen Datenflusses ist eine sinnvolle und kostengünstige Idee.Langzeitplanung:Da MIS eine logische Planung für den Erfolg einer Organisation beinhaltet, sollte es immer als langfristiger Plan entwickelt werden. Der Analyst sollte bei der Erstellung von MIS die Anforderungen des Geschäfts und zukunftsorientierte Analysen berücksichtigen.Relevante Beziehung zwischen Subsystemplanung:Die Entwicklung des MIS sollte in die zugehörigen Subsysteme unterteilt werden. Diese unterstützenden Systeme müssen bei sorgfältiger Planung nützlich sein.Zentrale Datenbank:Die Daten werden in tabellarischer Form in der zentralen Datenbank dargestellt. Diese Datenbank enthält Daten zu Beständen, Mitarbeitern, Kunden und anderen Informationsquellen. Die Datenbank ist für das Einfügen, Löschen und Aktualisieren von Datensätzen verantwortlich.

Arten von Managementinformationssystemen (MIS)

Informationssysteme gibt es in verschiedenen Formen, um Daten zu sammeln, Berichte bereitzustellen und Betriebsleitern und Managern auf mittlerer Ebene bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Je nach Situation kommen mehrere Managementinformationssysteme zum Einsatz. Daher ist die Auswahl des geeigneten MIS-Typs von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige der häufig verwendeten MIS-Arten erklärt:

1. Management-Berichtssystem

Es handelt sich um eine Datenbank, die alle Finanzen und Geschäftsaktivitäten auf verschiedenen Managementebenen verfolgt. Manager auf mittlerer Ebene nutzen in der Regel ein Management-Berichtssystem, um regelmäßig Berichte zu erstellen, indem sie vergangene und aktuelle Finanzergebnisse vergleichen und so das Finanzwachstum bewerten. Auch die Führungskräfte der mittleren Ebene können damit ihre Leistung analysieren. Die leitenden Manager vergleichen die aktuelle Finanzlage und die operative Leistungsfähigkeit des Unternehmens anhand der vom Berichtssystem bereitgestellten Daten mit den festgelegten Zielen des Unternehmens.

2. Prozessleitsysteme

Dieses System konzentriert sich auf physische oder industrielle Geschäftsaktivitäten wie die Automobilmontage, die Ölraffinierung oder die Metallherstellung. Das Prozessleitsystem sammelt kontinuierlich Daten und erstellt einen Bericht über die Systemleistung. Der Bericht hilft dem Management bei der Beurteilung, wie gut der Prozess funktioniert, und liefert Informationen darüber, wann ein bestimmtes Ereignis aufgetreten ist. Darüber hinaus zeigt es, wie häufig das Produktionssystem von einem zyklischen Produktionsprozess abweicht. Diese Art von Daten ist nützlich, um die Wirksamkeit des Produktionssystems zu bewerten und die Kontrolle über die Sicherheit von Arbeitern und Geräten zu behalten.

3. Vertriebs- und Marketingsystem

Manager können die Vertriebs- und Werbeeffektivität eines Unternehmens mithilfe von Vertriebs- und Marketingsystemen überwachen. Durch Kundenbewertungen und Kommentare können Marketingsysteme Berichte erstellen, die Managern dabei helfen, die Qualität ihrer Produkte zu steigern. Marketingmanager, die Vertriebssysteme nutzen, können mithilfe von Berichten mehr über die erwarteten Umsätze erfahren und deren Vergleich mit den aktuellen Einnahmen beurteilen. Dadurch können sie Muster erkennen und Lösungen für die zukünftige Entwicklung entwickeln. Diese Systeme können Preisunterschiede zwischen Produkten und den aktuellen Werbeaktionen und Werbekampagnen bestimmter Einzelhändler verfolgen. Manager können diese Informationen verwenden, um die Verkäufe eines Produkts zu verfolgen und zusätzliche Werbeaktionen oder Rabatte gezielt anzubieten.

4. Bestandskontrollsystem

Es verfolgt alle bestandsbezogenen Ereignisse wie Diebstahl, Verderb und Lagerbestände, sodass das Management schneller erkennen kann, welche Produkte schneller ausverkauft sind und entweder an bestimmten Einzelhandelsstandorten oder im Unternehmenslager wieder aufgefüllt werden müssen. Die Bewegung des Lagerbestands in das Lager, vom Lager zu den Filialen, Verkäufe und Retouren werden alle vom Bestandskontrollsystem verfolgt.

5. Buchhaltungs- und Finanzsysteme

Es verfolgt die Vermögenswerte und Investitionen einer Organisation. Es stellt alle Informationen zusammen, die für die gesetzlich vorgeschriebenen Finanzberichte für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Pensionsfonds relevant sind. Wenn die Institution Jahresberichte veröffentlicht, liefert das Buchhaltungs- und Finanzsystem die für solche Prüfungen erforderlichen Berichte. Es erleichtert auch die Buchung täglicher Transaktionen wie Verkaufserlöse, Retouren und Bankeinlagen. Diese Methode ist die Grundlage für monatliche Abrechnungen wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen. Darüber hinaus helfen diese Aussagen den Managern dabei, den aktuellen finanziellen Erfolg des Unternehmens mit seinen historischen Ergebnissen zu vergleichen und Ziele für die zukünftige Expansion festzulegen.

6. Humanressourcen

Durch den Einsatz dieses Informationsmanagementsystems kann das Management regeln, wie Informationen im gesamten Unternehmen verteilt werden. Das Büroautomatisierungs-Informationssystem umfasst elektronische Tools, mit denen Manager mit anderen Abteilungsleitern, deren Mitarbeitern oder sogar mit anderen Mitarbeitern kommunizieren. Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Ruhestand sind alle Finanzkomponenten der Buchhaltungs- und Finanzsysteme, die von diesem System verfolgt werden. Das Personalsystem verfolgt darüber hinaus zahlreiche weitere Dinge. Die Bereitstellung von Hinweisen auf gesetzlich vorgeschriebene Schulungen und HR-Vorschriften erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, der Personalabteilung und dem Management.

7. Entscheidungsunterstützungssystem

Entscheidungsunterstützungssysteme sammeln Informationen sowohl aus internen als auch externen Quellen, um Managern bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen zu helfen. Daten aus anderen Abteilungen, etwa Finanzdaten, Bestandsdaten oder aktuelle Umsatzmargen für ein Quartal, sind Beispiele für Daten aus internen Quellen. Zu den externen Datenquellen gehören Branchenentwicklungen, Zinssätze und Kosten bei Konkurrenzunternehmen oder Lieferanten. Bei der Beurteilung des Gebäudewachstums, der jährlichen Arbeitsquoten oder der Erstellung neuer Richtlinien kann ein Manager ein Entscheidungsunterstützungssystem einsetzen.

8. Informationssystem für Führungskräfte

Das Executive Information System soll dem Executive Management dabei helfen, Führungskräfte zu überwachen. Durch die Bereitstellung von Informationen in Tabellen und Diagrammen erleichtert dieses System Managern die Analyse von Daten und das Treffen fundierter Urteile.

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9. Marketing-Informationssysteme

Das Marketing-Informationssystem bezieht sich auf die systematische Sammlung, Analyse, Interpretation, Speicherung und Präsentation von Marktinformationen regelmäßig und kontinuierlich aus internen und externen Quellen für Vermarkter. Es liefert Vermarktern wichtige Details, um zu entscheiden, wie Marketingmaßnahmen am besten durchgeführt werden können, z. B. Preisgestaltung, Verpackung, Entwicklung neuer Produkte, Vertrieb, Medien und Werbung.

10. Transaktionssystem

Transaktionsprozesssysteme erfassen Daten während der täglichen Transaktionsaktivität eines Unternehmens. Sie können auch andere regelmäßige Vorgänge wie Warenschlangen oder Reservierungen für verschiedene Waren im Auge behalten. Gehaltsabrechnungen und andere Unternehmensvorgänge im Zusammenhang mit Einzahlungen können mit Transaktionssystemen automatisiert werden.

11. Schulinformationsmanagementsystem

Ein Schulinformationssystem (SIMS) ermöglicht einen effizienten Schulbetrieb. Viele Schulen nutzen diese Technologie, um alle Abläufe hinter den Kulissen einer Schule abzuwickeln und das Gehirn junger Menschen zu formen. Das Schulinformationssystem hat den Arbeitsaufwand für die Pflege und Verwaltung der Anwesenheitslisten der Schüler verringert.

12. Unternehmensressourcenplanung

Ein Unternehmen nutzt Software oder Systeme, um tägliche Aktivitäten wie Lieferkette, Fertigung, Dienstleistungen, Finanzen und andere Prozesse zu planen und zu verwalten. Buchhaltung und Beschaffung, Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Risikomanagement, Compliance und Lieferkettenabläufe sind nur einige Aufgaben, die Enterprise-Resource-Planning-Software ausführen kann, um ein Unternehmen oder eine Organisation zu automatisieren und zu rationalisieren.

Vorteile von MIS

Erleichtert die Planung:Da Unternehmen immer größer und komplexer werden, arbeiten Manager dank der nützlichen Informationen, die MIS für eine effektive Entscheidungsfindung liefert, heute aus der Ferne und nicht mehr vom Betriebsstandort aus.Minimiert die Informationsüberflutung:MIS helfen bei der Segmentierung von Daten in besser verwaltbare, relevante Komponenten für die Entscheidungsfindung. Dadurch sind enorme Mengen an organisierten Daten weniger verwirrend.MIS fördert Dezentralisierung:Die Dezentralisierung der Energie wird durch MIS ermöglicht. Dies hilft bei der Aktualisierung von Organisationsrichtlinien und -praktiken. Da es Minderheitssysteme auf niedrigeren Ebenen der Leistungsmessung gibt, ist dies plausibel.Bringt Koordination:Alle organisatorischen Entscheidungsknoten sind über MIS verbunden. Dies gewährleistet den effizienten Betrieb einer Organisation. Es hilft bei der Aufnahme spezialisierter Aktivitäten, sodass jeder Bereich die Bedürfnisse und Schwierigkeiten anderer verstehen kann.Erleichtert die Kontrolle:MIS ist ein entscheidendes Instrument, das Managementplanung und -kontrolle verbindet. MIS nutzt Computer, um die Datenverarbeitungs- und Speicherkapazität zu erweitern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Es verbessert die Fähigkeit des Managements, die Leistung zu bewerten und zu steigern.

Nachteile von MIS

Ziemlich teuer in der Einrichtung und Konfiguration:Der Hauptnachteil von MIS besteht darin, dass die Bereitstellung für ein Unternehmen äußerst kostspielig ist. Für die Funktion dieses Informationssystems sind zahlreiche Hardware- und Softwarekomponenten erforderlich.Mangelnde Flexibilität, sich selbst zu aktualisieren:MIS kann sich nicht wie viele andere Anwendungen automatisch aktualisieren. Das System muss manuell aktualisiert werden, indem Rohdaten gesammelt und zur Verarbeitung und Aktualisierung zuvor gespeicherter Daten eingegeben werden.Betrugsrisiko:In jeder Transaktionsphase müssen entsprechende Kontrollen und Kontrollen durchgeführt werden. Jeder Verstoß könnte zu potenziell gefährlichen Situationen führen, beispielsweise wenn ein Eindringling rechtswidrige Transaktionen postet.Berücksichtigt nur qualitative Faktoren:MIS ignoriert nicht-qualitative Aspekte, einschließlich der Moral, Einstellung und Motivation der Mitarbeiter, und berücksichtigt stattdessen nur qualitative Faktoren.Starke Abhängigkeit von Technologie:In computergestützten Informationssystemen ist die Technologie stark abhängig. Bei einem Geräte- oder Softwareausfall kann auf Informationen erst dann zugegriffen werden, wenn die erforderliche Software oder Hardware ersetzt wurde.