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MS Excel, auch Microsoft Excel genannt, ist eine weit verbreitete Software in den meisten Unternehmen oder Betrieben weltweit. Es bietet verschiedene Tools, Funktionen und Features, um diese Software für globale Unternehmen in verschiedenen Bereichen profitabel zu machen. Um Daten mit Excel zu erlernen und richtig zu organisieren, müssen wir daher die Definition und Grundlagen dieser leistungsstarken Software kennen.

In diesem Artikel werden die Definition von MS Excel und seine Grundlagen erläutert, um uns mit dieser leistungsstarken Software vertraut zu machen.

Definition von MS Excel

Per Definition, „Microsoft Excel ist ein von Microsoft entwickeltes Tabellenkalkulationsprogramm, das Tabellen verwendet, um numerische und statistische Daten mit Formeln und Funktionen aufzuzeichnen und zu analysieren.“

Einfach ausgedrückt ist MS Excel ein leistungsstarkes Tabellenkalkulationsprogramm, das in Microsoft Office enthalten ist und hauptsächlich zum Aufzeichnen von Daten in Tabellen verwendet wird. Es besteht aus mehreren Zeilen und Spalten, die zur Dateneingabe genutzt werden können. Das Programm gilt als hilfreich für verschiedene Aufgaben, wie die Berechnung wöchentlicher Ausgaben, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Buchhaltung und das interaktive Sortieren/Filtern von Daten nach verschiedenen Kriterien.

MS Excel-Verlauf und Veröffentlichungen

MS Excel ist eines der ältesten Tabellenkalkulationsprogramme und hat mehrere Upgrades und Korrekturen erfahren. Dieses leistungsstarke Tabellenkalkulationsprogramm wurde ursprünglich 1985 für Macintosh-basierte Systeme veröffentlicht. Später wurde es für andere beliebte Plattformen veröffentlicht, darunter Windows.

Die folgende Tabelle zeigt die Liste aller bisher für Macintosh veröffentlichten Excel-Versionen:

Die folgende Tabelle zeigt die Liste aller bisher für Windows veröffentlichten Excel-Versionen:

Es ist wichtig zu beachten, dass Excel Version 4.0 als Teil der Microsoft Office Suite in Office Version 3.0 enthalten war. Seitdem wurde Excel kontinuierlich mit der Office-Suite aktualisiert.

Funktionen von MS Excel

In den Anfangstagen spielte Excel eine entscheidende Rolle bei der Durchführung verschiedener Finanzvorgänge für die Unternehmen, einschließlich der Buchhaltung und der Führung von Aufzeichnungen. Allerdings hat es im Laufe der Zeit mehrere Aktualisierungen erhalten, die in der Regel dazu beigetragen haben, Excel zu einer unverzichtbaren Software für Geschäftsprozesse zu machen. Die neueste Version von Excel verfügt über zahlreiche Funktionen.

Zu den wesentlichen Funktionen von Microsoft Excel gehören die folgenden:

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Kopf-und Fußzeile: Wie in Word-Dokumenten können wir auch in unseren Excel-Dokumenten eine Kopf-/Fußzeile verwenden. Es befindet sich oben und unten auf jeder Seite eines Tabellenkalkulationsdokuments.

Suchen und Ersetzen: Mit MS Excel können wir mithilfe der Suchfunktion im Arbeitsblatt die gewünschten Daten wie Text oder Zahlen finden. Darüber hinaus können wir die vorhandenen Daten auch durch benutzerdefinierte aktualisierte Daten ersetzen.

Passwortschutz: Durch die Verwendung des Passworts können wir unsere Excel-Arbeitsmappe vor unbefugtem Zugriff schützen. Diese Funktion hilft uns letztendlich, unsere Daten zu schützen.

Datenfilterung: Die Datenfilterung ist eine schnellere Möglichkeit, eine Teilmenge von Daten in einem ausgewählten Bereich zu finden und mit der Arbeit fortzufahren. Die Datenfilterfunktion ist praktisch und verfügt über die Optionen „AutoFilter“ und „Erweiterte Filter“.

Datensortierung: Mithilfe der Datensortierfunktion können wir die Daten von Excel-Arbeitsblättern in einer logischen Reihenfolge anordnen. Excel ermöglicht es uns normalerweise, Daten auf verschiedene Arten zu sortieren, einschließlich aufsteigender oder absteigender Reihenfolge.

Eingebaute Formeln: MS Excel enthält eine Vielzahl von Formeln, mit denen wir einfache bis komplexe Berechnungen durchführen können. Einige grundlegende Formeln umfassen die Summe, die Subtraktion, die Multiplikation, die Division, den Durchschnitt, das Minimum usw.

Datenaktualisierung in Echtzeit: In Excel wenden wir verschiedene Funktionen an, um Werte zu berechnen und die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Wenn wir einige vorhandene Werte durch die neuen ersetzen, aktualisiert Excel automatisch die Ergebnisse in den entsprechenden Zellen.

Einfügen von Diagrammen: Eine der herausragenden Funktionen von Excel ist die Verfügbarkeit verschiedener Diagramme, wie Kreisdiagramme, Balkendiagramme, Liniendiagramme und mehr. Diese Diagramme können manchmal einen großen Unterschied bei der Analyse und dem Vergleich von Daten machen.

Zusätzlich zu den standardmäßigen Tabellenkalkulationsfunktionen bietet Excel auch Programmierunterstützung durch Microsofts Visual Basic for Applications (VBA) und die Möglichkeit, über Microsofts Dynamic Data Exchange (DDE) auf Daten aus externen Quellen zuzugreifen.

Verwendungsmöglichkeiten von MS Excel

MS Excel wird häufig verwendet, um Daten zu organisieren und einfache bis komplexe Berechnungen durchzuführen, um Ergebnisse für die Finanzanalyse zu erhalten. Es wird in fast allen Wirtschaftszweigen und bei kleinen bis großen Unternehmen bevorzugt.

Dennoch wird es auch zur Verwaltung von Ausgaben und anderen datenbasierten Dingen für den Heimbedarf verwendet. Es ist nicht falsch zu sagen, dass die Einsatzmöglichkeiten von MS Excel nahezu unbegrenzt sind. Verschiedene Menschen nutzen diese leistungsstarke Software je nach ihren Bedürfnissen.

Nachfolgend sind einige der wesentlichen Einsatzmöglichkeiten von MS Excel aufgeführt:

• Dateneingabe
• Datenmanagement
• Finanzanalyse
• Finanzmodellierung
• Buchhaltung
• Zeiteinteilung
• Aufgabenmanagement
• Programmierung (VBA)
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Diagramme, Grafiken und Berichte

Insbesondere Excel ist eine Voraussetzung für alle Daten, die organisiert werden müssen.

Die Excel-Schnittstelle

Die Benutzeroberfläche von Excel ist einfach und leicht verständlich. Dies ist wichtig, um die primäre Schnittstelle zu verstehen, um mit der Arbeit daran beginnen zu können.

Das folgende Bild zeigt alle wichtigen Abschnitte von Excel, einschließlich der Bearbeitungsleiste, Zeile, Spalte, Zelle, Arbeitsblattregisterkarte usw.

Lassen Sie uns kurz alle im obigen Bild angezeigten Begriffe besprechen:

Zelle:Der Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte wird als Zelle bezeichnet. Excel enthält mehrere Zellen in einem Arbeitsblatt. Jede Zelle wird durch eine eindeutige Adresse identifiziert, die aus der Kombination zweier Zeichen besteht, beispielsweise dem Buchstaben einer Spalte und der Nummer einer Zeile.Reihe:Eine Zeile ist ein horizontaler Bereich in einer Tabelle, der zum Aufzeichnen von Daten verwendet wird. Excel enthält mehrere Zeilen in einem Arbeitsblatt. Jede Zeile hat eine eindeutige Nummer, beginnend bei 1.Spalte:Eine Spalte ist ein vertikaler Raum in einer Tabelle, der zum Aufzeichnen von Daten verwendet wird. Excel enthält mehrere Spalten in einem Arbeitsblatt. Jede Spalte hat eine eindeutige Adresse, die durch einen Buchstaben dargestellt wird, beginnend mit dem Buchstaben A.Arbeitsblatt:Unter einem Excel-Arbeitsblatt versteht man den Bereich aus Zeilen und Spalten, die zusammen eine Tabelle bilden. Wir können dem Arbeitsblatt gewünschte Diagramme, Formen und andere unterstützte Objekte hinzufügen. Es wird auch als Tabellenkalkulation oder Tabellenblatt bezeichnet.Arbeitsmappe:Eine Excel-Arbeitsmappe bezieht sich auf die Hauptdatei, die Arbeitsblätter und zugehörige Objekte enthält.

Grundlagen von MS Excel

Wir müssen die Grundlagen von MS Excel kennen, um mit der Arbeit beginnen zu können. Im Folgenden sind einige grundlegende Dinge aufgeführt, die Sie lernen sollten:

Öffnen eines MS Excel

Das Öffnen von MS Excel ist das Erste, was wir wissen müssen, um daran arbeiten zu können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein MS Excel zu öffnen, wie zum Beispiel:

• Wir können es öffnen, indem wir direkt auf dem Desktop auf das Symbol doppelklicken, wenn es mit den Standardeinstellungen installiert wurde.
  
• Wir können es öffnen, indem wir im Startmenü im MS Office-Ordner auf seinen Namen doppelklicken.
  
• Wir können die Funktion „Windows-Suche“ verwenden und den Text „Excel“ eingeben. Es werden alle Dateien und Programme mit diesem Namen angezeigt, die sich auf dem Computer befinden. Daher können wir unter den Programmen auf seinen Namen doppelklicken, um ihn zu öffnen.
  

Es ist wichtig zu beachten, dass MS Excel auf dem Computer installiert sein muss und nur dann von uns geöffnet werden kann. Wenn wir das Programm mit den oben genannten Schritten nicht finden, bedeutet das, dass das System über keine Office-Suite verfügt.

Öffnen einer Tabellenkalkulation

Nachdem wir MS Excel geöffnet haben, werden wir aufgefordert, fortzufahren. Genauer gesagt werden mehrere Kacheln angezeigt, aus denen wir die gewünschte auswählen und mit der Arbeit beginnen können. Wenn wir von vorne beginnen möchten, können wir die Kachel „Leere Arbeitsmappe“ auswählen und eine schwarze Tabelle starten.

Wenn wir außerdem eine vorhandene Excel-Datei haben und daran arbeiten möchten, können wir auf klicken „Andere Arbeitsmappen öffnen“ aus der unteren linken Ecke. Danach können wir die Datei mit dem Datei-Explorer finden und darauf doppelklicken. Die vorhandene Datei wird sofort geöffnet.

Arbeiten mit der Multifunktionsleiste

Das Menüband wird als zentrales Bedienfeld für Excel bezeichnet. Dieses leistungsstarke Tool befindet sich oben im Fenster, nachdem wir Excel geöffnet haben.

Wir können fast alles in Excel über das Menüband erledigen.

Ein Menüband enthält mehrere Registerkarten, z. B. „Startseite“, „Einfügen“, „Seitenlayout“ und mehr, und jede Registerkarte besteht aus einer Reihe von Schaltflächen zum Verarbeiten verschiedener Befehle in Excel. Das Beste an diesen Schaltflächen ist, dass wir, wenn wir den Mauszeiger auf eine beliebige Schaltfläche platzieren, uns sagen, welche Aufgabe sie ausführen wird.

Darüber hinaus ermöglicht uns Excel, das Menüband nach unseren Wünschen anzupassen. Wir können entsprechend neue Befehle ein-/ausblenden und einfügen.

Verwalten der Arbeitsblätter

Eine weitere hervorragende Funktion von Excel besteht darin, dass die Excel-Arbeitsmappen mehrere Arbeitsblätter enthalten können. Wir können verschiedene Arbeitsblätter der Arbeitsmappe direkt vom unteren Rand des Fensters aus verwalten. In einer standardmäßigen „leeren Arbeitsmappe“ können wir ein einzelnes Blatt mit dem Namen sehen 'Blatt1'.

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Um weitere Arbeitsblätter einzufügen, können wir a verwenden plus (+) Zeichen, das neben dem Blattnamen angegeben ist. Darüber hinaus können wir Rechtsklick auf seinen Namen, um die Anzahl der anderen Optionen anzuzeigen, die sich auf Blätter beziehen. Wir können auf diese Optionen klicken, um die Arbeitsblätter entsprechend zu verwalten.

Eingabe der Daten

Die Eingabe der Daten in Excel ist einer der grundlegenden Schritte. Obwohl dies der erste Schritt ist, den wir in Excel ausführen müssen, um mit Daten arbeiten zu können, ist er recht einfach und nahezu mühelos.

Um die Daten einzugeben, können wir die spezifische Zelle auswählen und mit dem entsprechenden Drücken der Taste auf der Tastatur beginnen. Trotzdem können wir es auch kopieren, ausschneiden und einfügen Daten in Excel aus anderen Programmen. Darüber hinaus können wir auch importieren die Daten aus anderen Dateien.

Excel ermöglicht uns die Verwendung von Text, Zahlen, Symbolen und anderen für die Dateneingabe erforderlichen Zeichen.

Berechnungen durchführen

Eine weitere großartige Funktion von Excel ist, dass wir verschiedene Berechnungen mit unseren Daten durchführen können. Einfache Berechnungen in Excel durchzuführen ist so einfach.

Wir können mathematische Zeichen zwischen den Daten verwenden und die Ergebnisse werden automatisch bereitgestellt. Wenn wir zum Beispiel = eingeben 4+5 Geben Sie in eine der Zellen ein und drücken Sie die Eingabetaste. In der Zelle wird der Wert angezeigt 9 , das ist das Summe aus 4 und 5. Wenn wir außerdem eine bestimmte Zelle auswählen, wird die ursprüngliche Formel (was auch immer wir in dieser Zelle eingegeben haben) in der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Auf andere Weise können wir auch die Zellbezüge nutzen und die mathematischen Operationen dazwischen einfügen. Dadurch wird auch das entsprechende Ergebnis abgeleitet. Angenommen, wir geben 4 in Zelle A1 und 5 in Zelle B1 ein. Nächste, wir geben = ein A1+B1 in Zelle C1. Auf diese Weise, Zelle C1 zeigt die Summe der in den Zellen A1 und B1 angegebenen Werte an.

Ebenso können wir andere arithmetische Berechnungen in Excel durchführen.

Verwenden von Funktionen

Das Erzielen von Ergebnissen mithilfe der Excel-Funktionen ist eine der wesentlichen Aufgaben und kann die Zeit des Arbeitsprozesses bis zu einem gewissen Grad verkürzen.

Insbesondere verwenden die meisten Funktionen/Formeln Zahlenmengen als Eingaben und liefern die entsprechenden Ergebnisse. Lassen Sie uns dies anhand eines einfachen Beispiels diskutieren:

Angenommen, wir geben 4 in Zelle A1 und 5 in Zelle B1 ein. Als nächstes geben wir = ein SUMME(A1,B2) In Zelle C1. Auf diese Weise, Zelle C1 zeigt die Summe der in den Zellen A1 und B1 angegebenen Werte an.

Excel verfügt über eine Vielzahl wertvoller Funktionen. Um verschiedene Funktionen anzuzeigen, können wir zur Registerkarte „Formeln“ navigieren und dort die spezifische Kategorie auswählen. Excel zeigt alle unterstützten Funktionen dieser bestimmten Kategorie an.

Sobald wir mit den Funktionen vertraut sind, können wir Gleichheitszeichen (=) eingeben innerhalb der Zelle und schreiben Sie das Starten einer beliebigen Funktion hinein. Anschließend zeigt Excel automatisch die entsprechenden Funktionen und deren Syntax an. Wir können die Funktion auswählen und entsprechend der Syntax fortfahren.

Unsere Arbeit retten

Sobald wir unsere Arbeit erledigt haben, müssen wir sie in einer Datei speichern. Wenn wir Excel schließen, ohne es zu speichern, verlieren wir unsere Arbeit. Der einfachste Weg, eine Excel-Datei auf einem Computer zu speichern, besteht darin, eine Tastenkombination zu drücken „Strg + S“. Sobald wir diese Verknüpfung drücken, werden wir von Excel aufgefordert, einen Dateinamen und den Speicherort für die Datei auszuwählen.

Wir können auch auf klicken 'Speichern' Taste befindet sich auf der 'Schnellzugriffsleiste'. Diese Schaltfläche hilft uns auch dabei, die temporären Daten in einer vorhandenen Datei zu speichern.

Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten

Es gibt viele wichtige Dinge, die wir wissen müssen, bevor wir mit der Arbeit an Excel beginnen. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Dinge aufgeführt, die Sie beachten sollten:

• Excel ermöglicht uns die Verwendung einer Vielzahl von Tastaturkürzeln, um unseren Arbeitsprozess zu beschleunigen. Wir müssen Excel-Tastenkombinationen nutzen und die Produktivität unseres Arbeitsprozesses steigern.
• Wenn wir eine Excel-Datei mit jemandem teilen möchten und keine weitere Bearbeitung erforderlich ist, müssen wir eine Datei im PDF-Format speichern. Dieses Format ist nicht einfach zu bearbeiten, wodurch die Daten vor unbefugten Eingaben geschützt sind. Darüber hinaus ist das PDF-Format auch für Druckzwecke am bekanntesten.
• Excel ermöglicht uns die Verwendung verschiedener Dateierweiterungen. Allerdings hat jede Erweiterung ihren Nutzen. Insbesondere ist die XLSX-Erweiterung das Standardformat für Excel-Dateien, wenn darin keine VBA-Makros enthalten sind.
• Wenn die Excel-Datei große Datenmengen enthält (normalerweise mehr als 10 MB), müssen wir die XLSB-Erweiterung verwenden. Es ist schneller und kompatibel mit allen Funktionen, Formatierungen und sogar VBA-Makros. Dieses Format wird jedoch möglicherweise von anderen Tabellenkalkulationsprogrammen nicht unterstützt.
• Da Excel die VBA-Programmierung unterstützt, dürfen wir eine Excel-Datei, die wir von nicht vertrauenswürdigen Quellen erhalten haben, nicht öffnen, da sie möglicherweise anfällige Codes enthält.
• Beim Speichern einer Excel-Datei mit dem Befehl „Speichern unter“ müssen wir vorsichtig sein; Andernfalls kann es passieren, dass wir versehentlich die Datei durch die Originaldatei ersetzen. Auf diese Weise können wir manchmal wichtige Daten verlieren.